Tps pou reyinyon bon distans
Apr 23, 2019
Konsèy pou reyinyon bon distans
Reyinyon distans ekonomize tan ak pwodwi rezilta pi rapid
Gen kèk nan avantaj ki genyen nan reyinyon distans yo se:
• diminye oswa elimine depans vwayaj
• Ogmante efikasite konpayi - tan vwayaj vin tan travay
• Diminye nivo estrès pami anplwaye yo - balans travay-vi
• Dwat ak espontane
• Zanmitay anviwònman an
Konsèy pou telekonferans bon
Preparasyon (Si prezidan yon reyinyon)
Objektif. Èske objektif klè pou reyinyon an ak sa ou ap atann de patisipan yo. Èske se yon reyinyon pou enfòmasyon, diskisyon oswa desizyon?
• Bon moun. Envite bon moun yo, moun ki tou de ajoute yon bagay nan reyinyon an ak ki vin yon bagay soti nan li.
• Lekti obligatwa. Voye lekti yo mande yo patisipan yo ak yon kòmantè pèsonèl nan chak nan patisipan yo sou sa ki ap atann nan yo. Èske yo sipoze pote sèten enfòmasyon nan reyinyon an oswa eksplike yon bagay an patikilye.
• Klè ajanda. Voye yon ajanda ak lis patisipan yo nan bon moman anvan reyinyon an.
• Enfòme. Eksplike kijan pou rantre nan reyinyon an (nimewo telefòn ak nenpòt ki kòd PIN) oswa si yon apèl ap fèt nan patisipan an.
• Teste. Anvan ou mennen premye reyinyon ou, ale nan fè kèk apèl tès epi eseye plizyè fonksyon. Li ka ka a ki switchboard ou a mande pou kòmandman espesyal yo sonnen pati miltip - tcheke avèk manadjè téléphonie ou.
• Dokimantasyon. Kijan yo pral dokimante reyinyon an? Li se yon bon lide yo sèvi ak karakteristik la anrejistreman.
• Kenbe li senp. Si reyinyon an se yon sèl renouvlab, ajoute patisipan yo kòm yon gwoup nan gid la konferans oswa ajoute kontak endividyèl nan anyè a.
• Kòmanse epi fini alè. Toujou kòmanse nan reyinyon an nan moman yo nonmen, menm si gen patisipan yo ki manke.
(Planifye pou yon ti repo si reyinyon an bezwen pwolonje).
• Swiv epi swiv. Rezime, swiv epi voye nòt reyinyon yo dirèkteman apre reyinyon an. [Mete dat limit epi kite tout moun konnen ki moun ki responsab pou kisa].
Pandan reyinyon an (Si prezidan yon reyinyon)
Entwodiksyon. Byenveni ak prezante tout moun. Sa a fè reyinyon an sou yon bon kòmansman epi asire yon atmosfè enklizif, menm pou moun ki sou sit-la. Si reyinyon an pa trè gwo (jiska 10 oswa konsa patisipan yo), mande patisipan yo prezante tèt yo yon ti tan yo ka resevwa yon zòrèy pou vwa yo. Toujou eseye kreye yon atmosfè ki bay moun sans chita ansanm, menm moun kap patisipe nan lòt kote.
• Minit. Pran nòt oswa nonmen yon sekretè ki moun ki ka pran minit epi ki gen aksè a anrejistreman an si youn nan yo te fè.
• Ajanda. Moun k ap dirije reyinyon an eksplike kisa reyinyon an ap pale ak konbyen tan li pral kouri ak bay yon rezime tou kout sou ajanda a.
• Entèripsyon. Kòmanse reyinyon an pa eksplike règ debaz pou reyinyon an ak sa ki ka twoublan.
Ou pa dwe li e-mails, navige sou Smartphone ou, travay ak lòt devwa elatriye.
• repo. Si reyinyon an kouri pou pi lontan pase 45 minit, pran yon ti repo pou pèmèt moun yo lonje janm yo pou 10-15 minit anvan yo kontinye.
• Jwenn yon akò. Anvan deplase sou yon nouvo atik, tcheke avèk divès patisipan yo pou wè si yon moun vle di anyen. Sa fè tout moun santi yo patisipe.
• dinamik. Jere epi konsidere dinamik la nan gwoup la. Asire w ke tout moun gen yon di nan zafè a ki diskite, fè fas ak konfli.
• Eksplike. Si yon bagay rive nan sal la (ki ta ka petèt jwenn yon ri), eksplike sa k ap pase nenpòt ki moun ki ap patisipe nan telefòn asire ke tout moun santi yo enkli ladan li.
• Tan pou kesyon. Mete sou kote tan fè fas ak nenpòt kesyon.
• Nouvo reyinyon. Si gen kèk bagay ki bezwen swiv, dakò yon moman pou pwochen reyinyon an.
Apre reyinyon an (Si prezidan yon reyinyon)
Swiv epi swiv nan. Rezime, swiv epi voye nòt reyinyon yo dirèkteman apre reyinyon an. Mete dat limit epi kite tout moun konnen ki moun ki responsab pou sa.
Pou nenpòt moun ki patisipe nan yon reyinyon (sou kote aleka)
• Lapè ak trankil. Eseye jwenn yon kote ki trankil pou chita ke posib.
• Pake. Si w ap patisipe nan machin ou, pake san danje, eg nan yon pake machin, anvan yo rantre nan reyinyon an.
• Fèmen mikwofòn la. Si w ap chita yon kote ki gen yon anpil nan bri background, egzanp nan yon ayewopò oswa nan yon machin oswa kafe, fèmen mikwofòn la (bèbè) lè ou pa pale.
• Prepare w nan anpil tan. Asire ou ke ou nan bon moman pou reyinyon an bay tèt ou chans lan chat ak lòt patisipan yo anvan reyinyon an kòmanse (nan menm fason an kòm moun ki nan yon sal konferans ansanm ta fè).
• Prezante tet ou. Si ou gen yon bagay pou w di, asire w ke moun rekonèt vwa ou pa entwodwi tèt ou an premye.
• Kenbe moun yo enfòme. Si ou jwenn dekonekte (pòv resepsyon, elatriye), rele tounen imedyatman epi, nan yon moman pratik, kite lòt patisipan yo konnen ke ou te lwen pou yon ti tan.
• Konsantre. Konsantre sou reyinyon an. Pa li e-mails oswa fè lòt bagay pandan reyinyon an.
