Òganize yon konferans? Men kèk konsèy ap monte nan defi a

kijan nou dwe administre yon evènman

Òganize yon konferans rechèch kapab byen defi a. Gen kèk ta ka menm konseye w pa fè li. Men, li la tou yon opòtinite etonan ak yon eksperyans rekonpanse.

Mete ansanm yon evènman siksè pa gen yo dwe yon lit difisil. Ou jis sonje twa règ lò: planifye alavans, antoure tèt ou ak yon ekip gwo, ak konnen poukisa w ap fè li!

Isit la yo se yon konsèy kèk ede ou nan avanti sa a.

1. Echèk nan plan ap planifye echwe

Pa kouri nan lojistik yo. Anvan ou kòmanse anrjistreman pidevan a ak rele collectivité, ou bezwen pran kèk tan pou prepare yo pou konferans ou yo.

Sa a pral delivre ou yon anpil nan estrès ak pou anpeche dènye supriz minit.

Foto sa ou vle konferans ou a sanble. Ki moun ki pral ale? Ki kalite evènman li pral? Ki kalite eksperyans ou vle pou ofri w pou delege yo?

Lè sa a, jwenn nan spesifik. Konbyen patisipan pral gen? Konbyen soumèt ou pral resevwa? Konbyen jou li pral dire?

Si ou kapab, jwenn an kontak ak òganizatè anvan Ki jan yo kolekte enfòmasyon ki soti nan ane anvan yo. Li pral ede w mete yon bidjè reyalis.

Epi sonje ke li nan enposib antisipe tout ti bagay. Ap toujou gen kèk pwoblèm ou pa t 'atann e ke sa a oke. Jis planifye pou sa a tou.

2. Genyen fòs nan nimewo

Soti nan pwogram nan lojistik, finans ak nan maketing, òganize yon konferans pou enplike miltip aspè kote tout mande pou ekspètiz. Ki antoure tèt ou ak yon ekip bon ap ede ou pote soti nan travay yo diferan pi plis efikasite san yo pa akable. Li pwal pèmèt tou ou yo konsantre sou objektif prensipal yo: gwo kontni, ki pale natif bon, ak patisipan angaje.

Chwazi ekip ou a ak anpil atansyon. Gade pou trè chofe osijè done, ki te òganize ak kondwi jwè ekip li òganize komite pa ta dwe gen twò anpil manm, nan kenbe desizyon y ap pran ak kowòdinasyon lis. Jonatan Khan jwenn twa se yon nimewo bon. Li tout depann sou gwosè a nan konferans ou ak konbyen tan ou gen sou men ou.

Aprann delege. Ou ka bay komite nan zòn nan plizyè nan responsablite: lojistik (pidevan, akomodasyon, A / V, Restoration, transpò), pwogram teknik, ki pale natif moderatè, finans ak moun ki ap sipòte, enskripsyon, maketing (kominikasyon, PR, sit entènèt, medya sosyal ...). Sou tèt nan òganizatè yo debaz yo, ou ka enskri volontè yo ede w nan jou a nan konferans la oswa avèk ki pi piti travay. Elèv yo ap souvan wè li kòm yon bon opòtinite ak san pwoblèm mwen tap ede.

Si ou gen bidjè a, konsidere anbochaj yon PCO oswa yon biwo konferans. Pou ou kab vin yon akademik, jesyon evènman se pa nesesèman solid ou yo. Pwofesyonèl Sa yo se ekspè nan òganize konferans akademik yo. Yo pral bay ki gen plis valè èd sitou ak bò a lojistik bagay sa yo.

Teknoloji 3. Adopte

Gen anpil fason ou kapab ogmante pouvwa a nan teknoloji.

Premye a tout, sèvi ak yon sistèm jesyon abstrè kolekte, revize kanmarad epi aksepte soumèt ak nan jere pwogram ou an. Wi, nou se partial, men nou pa ka estrès ase konbyen tan li pral delivre ou!

Pandan konferans la, asire w tout chanm yo gen ase Yon V / ekipman an ak ke li nan travay! Epi sonje, sa a se 21yèm syèk la! Bèl anpil tout moun pote yon laptop, yon smartphone oswa yon grenn epi yo pral vle gen aksè a entènèt. Wifi kapab yon gwo pwoblèm nan konferans. Asire ou ke ou tcheke nan avanse ak pidevan a ke yo pral bay wifi ak ase Pleasant.

Ou kapab tou fè pou sèvi ak mobil applications amelyore eksperyans delege '. Gen anpil apps yo deyò, ede patisipan rezo a, navige konferans lan, kreye orè pwòp yo, elatriye

4. Chwazi ki pale natif ou ak anpil atansyon

Jwenn dwat ki te moderatè se kritik men yo ka difisil. Yon bon oratè moderatè pral atire delege, li mete ton an pou konferans rechèch ou an.

Reflechi sou ki kalite moun kap pale epi prezantasyon ou vle. Dwe vize pou divèsite. Envite tou de chèchè byen li te ye-yo ak chèchè jinyò, epi eseye gen yon balans sèks bon.

Asire ou ke ou gen yon plan B nan ka pale ou anile!

5. Kenbe yo afiche

Ou bezwen navèt yon plan kominikasyon efikas. Aplike yon estrateji sou sa ki kontni w ap ale nan pataje, lè ak ki moun. Sou sit entènèt ou, pibliye entèvyou, posts blog, foto, pwogram, anons oratè ... mete ajou kontni ou regilyèman yo bati kèk eksitasyon.

Kenbe an kontak ak delege ou ak ki pale natif ou yo. Ou kapab sèvi ak zouti tankou MailChimp voye Imèl mas nan delege ou yo. Asire w ke yo jwenn tout detay ki nesesè yo ak enstriksyon sou konferans ou: adrès pidevan, dat, direktiv, detay kontak, konsèy ...

Bon kominikasyon enpòtan tou pandan konferans la. Ajoute siy nan pwen patisipan yo nan direksyon pou chanm yo prezantasyon, tab la enskripsyon, zòn ki manje midi oswa twalèt yo. Fè kèk anons pandan jounen an enfòme delege nan dewoulman a nan evènman an epi yo gen volontè yo ak manm pèsonèl disponib nan reponn kesyon ak gid delege. Epi pa bliye di di ou mèsi! Voye yon imèl bay delege ak yon nòt ekri nan moun kap pale, manm nan komite a ak volontè di yo mèsi pou kontribisyon yo.

6. Fasilite rezo Rezo se youn nan rezon ki fè prensipal poukisa chèchè nan konferans ou yo. Travay ou se ede yo rankontre moun ki enteresan. Ki jan? Premye a tout, asire w ke ou asiyen ase tan pou rezo opòtinite ak diskisyon. Pa bachote pwogram ou an ak prezantasyon - bati anpil levasyon ak kafe sesyon yo ki pèmèt delege yo respire epi yo chat. Apre sa, chwazi yon apwopriye mete kanpe pou chanm yo "sosyal": gen sofa ak chèz pou moun yo chita ak konvès. Òganize evènman sosyal tankou pati yo, cocktèl ak dine. Ou ta dwe konsidere tou kouri kèk eksperyans ankouraje patisipasyon tankou òganizasyon an nan "unconferences" ak fè pou sèvi ak fre apps mobil ankouraje rezo. Konklizyon Òganize yon konferans akademik enplike nan yon foul moun nan travay, pi fò nan ki pa gen anyen fè ak inivèsite. Ou ap bezwen yo dwe òganize kenbe moute ak tout nan yo. Si w ap òganize yon konferans pou la pou premye fwa, chèche kèk konsèy nan men òganizatè sot pase yo oswa pwofesyonèl Osi lontan ke ou jere yo ka resevwa kanna ou nan ranje a epi kenbe konsèy nou an nan tèt ou, ou pral sou track pou yon evènman siksè!